Als ondernemer was je vroeger, toen de personal computer nog lang niet overal zijn intrede had gedaan, uren bezig met de administratie. Alles moest met de hand. De boekhouding bestond vaak uit kasten vol ordners. Tegenwoordig staan ondernemers allerlei handige hulpmiddelen ten dienste om het doen van de administratie een stuk makkelijker te maken.
De boekhouding op orde
De meeste ondernemers die veel facturen sturen of die een winkel of horecazaak hebben, maken gebruik van een boekhoudprogramma. Hierin worden alle inkopen en verkopen geregistreerd zodat er niets over het hoofd wordt gezien. Het is vaak niet handmatig bij te houden. Na sluitingstijd papieren bonnen in gaan zitten voeren is dusdanig tijdrovend dat het voor veel ondernemers niet mogelijk is op die manier de administratie op orde te houden. Daarom wordt er in winkels gewerkt met barcodes. Ook in de horeca is het opnemen van bestellingen vaak geautomatiseerd. Het papieren opschrijfboekje heeft plaats gemaakt voor een PDA waar de ober of serveerster de bestelling meten op invoert en die deze vervolgens direct doorstuurt naar de keuken. Als de kant wil afrekenen dan ziet het bedienend personeel op het scherm meteen wat er is geconsumeerd en wat het eindtotaal is. De scanner kan ook een bon uitdraaien en de betaling gebeurt middels een paslezer.
Snel barcodes scannen
Met een bluetooth barcode scanner kun je razendsnel en foutloos barcodes op producten scannen. Ideaal bij het verkopen van producten. De barcode wordt om die reden allang niet meer alleen in de supermarkt gebruikt maar ook in tal van andere winkels. Ook bij online verkoop kun je een barcode scanner gebruiken, die de verkoop direct koppelt aan een klantnummer en factuurnummer. Zo voorkom je ook fouten in facturen die later weer moeten worden gecorrigeerd voordat de order de deur uit kan. Barcodes worden ook gebruikt als toegangscontrole bij concerten, voorstellingen en andere evenementen. Op die manier kunnen bezoekers vlot naar binnen en hoeven ze niet uren in de rij te staan omdat alle toegangskaarten handmatig moeten worden gecontroleerd en er een controlestrookje moet worden afgescheurd. Door de toegang digitaal te regelen kun je ook meteen zien hoeveel bezoekers er binnen zijn. Deze informatie is cruciaal in verband met de veiligheid. Op een locatie mag op last van de brandweer vaak een maximaal aantal personen tegelijk aanwezig zijn zodat de ontruiming bij een calamiteit snel kan verlopen.
Minder tijd voor de boekhouding
De barcode lezer heeft dus heel wat voordelen. Maar de boekhouding vereenvoudigen is de belangrijkste reden waarom steeds meer ondernemers werken met handscanners en digitale boekhoudsystemen werken. Hierdoor kost de administratie veel minder tijd en die kan dan worden besteed aan dat wat ondernemers het liefste doen: hun vak uitoefenen. Een horecaondernemer is veel liever bezig met het in de watten leggen van de gasten en een schilder staat veel liever op de steiger dan dat ze achter een computer zitten om zich bezig te houden met de boekhouding omdat er binnenkort weer een aangifte omzetbelasting moet worden ingediend.
