Als ondernemer mag je zakelijk gereden kilometers verrekenen met de belasting die je moet betalen. Daarnaast kun je de btw aftrekken van tankbeurten met een auto van de zaak. Meestal is bij dit soort auto’s vastgelegd dat er geen privé kilometers mee mogen worden gereden, op een bescheiden paar honderd per jaar na. Op die manier kan eenvoudig worden vastgesteld hoeveel zakelijke kilometers er zijn gereden. Maar wat nu als je als je als zaakeigenaar een auto hebt waarmee je zowel zakelijk als privé rijdt? Dan moeten die kilometers correct worden geregistreerd om problemen met de Belastingdienst te voorkomen.
Zakelijke kilometers bijhouden
Vroeger moesten zakelijke kilometers handmatig worden bijgehouden. Eerst op lijsten en later, toen de computer zijn intrede deed op kantoren, in een spreadsheet. Tegenwoordig kan het een stuk makkelijker. In de auto wordt een kilometerregistratiekas te geplaatst. Die houdt de gereden ritten feilloos bij. Accredis biedt met Accredis NeXT een hoogwaardig, fiscaal sluitend rittenregistratiesysteem met het officiële Keurmerk Ritregistratiesystemen. Het enige dat nog moet gebeuren is het uitlezen van de gegevens. Dat gaat tegenwoordig op afstand. Vroeger werden hiervoor geheugenkaartjes gebruikt, maar nu kan een medewerker op kantoor gewoon op afstand inloggen en de gegevens van een zakenauto binnenhalen. Zeker bij een groot wagenpark is dat natuurlijk een stuk handiger.
Correcte gegevens aanleveren
Het is voor ondernemers heel belangrijk om correcte gegevens aan te leveren bij de Belastingdienst. Gebeurt dat niet dan kan dit tot forse naheffingen en boetes leiden. Een sluitende rittenregistratie volgens de Belastingdienst is dan ook absoluut noodzakelijk. De Belastingdienst kan op elk moment contact opnemen voor een controle van de boekhouding, om na te gaan of in de afgelopen periode correcte gegevens zijn verstrekt en de kosten en btw dus correct zijn verrekend met te betalen belasting. Zorg er daarom voor dat je hiervan een goede en overzichtelijke administratie bijhoudt. Als blijkt dat er te weinig is afgedragen dan volgt een naheffing verhoogd met rente en in veel gevallen ook een boete. Dat geld kun je beter in je onderneming steken.
Kies voor een betrouwbaar rittensysteem
Accredis heeft jarenlange ervaring met het ontwikkelen van rittenregistratiesystemen voor ondernemers met auto’s van de zaak. Het kastje kan in elke auto worden geplaatst en houdt per rit het aantal gereden kilometers bij. Dit is een stuk betrouwbaarder dan bijvoorbeeld Google Maps of een andere app op de telefoon. Bovendien wordt op deze manier ook geen enkele rit vergeten, want zodra de auto gaat rijden worden de kilometers opgeslagen. De gegevens kunnen op die manier eenvoudig worden gekoppeld aan de administratie. Niet alleen handig voor de belastingaangifte, maar ook bij het in rekening brengen van gereden kilometers bij het versturen van facturen aan klanten. Het personeel weet ook dat de kilometers worden bijgehouden dus van ‘smokkelen’ kan ook geen sprake meer zijn. De gegevens kunnen ook handig zijn bij het monitoren van gereden kilometers voor de afgesloten leasecontracten, die doorgaans een maximum aantal kilometers per jaar hebben.
